Mesurer l’impact de vos réunions : l’art de bien conclure

Pour donner suite aux excellents conseils de Caroline Laroche la semaine dernière, au sujet de l’optimisation de vos réunions d’équipe, j’attire maintenant votre attention sur un élément crucial au taux de succès de celles-ci : la conclusion. Voici donc 3 façons de mesurer l’impact réel de vos réunions.

Tout d’abord, votre conclusion doit être le tiers de la durée de votre réunion. Étonnant ? Pas lorsqu’on y pense bien. La conclusion garantit la compréhension commune de tous et assure l’atteinte des objectifs initiaux. Revoyez ainsi tous les éléments de la discussion. La conclusion est en soit votre premier outil de mesure.

De plus, la conclusion permet d’effectuer un retour sur votre stationnement, c’est-à-dire la section « varia » de votre procès-verbal, l’endroit dédié à tout autre sujet ou idée importante qui est survenu en cours de réunion. Assurez-vous que l’animateur détecte rapidement ces sujets hors contexte pour recadrer les participants lors de la réunion. Au moment de la conclusion, vous devrez alors revenir sur ces points. Sera-t-il nécessaire de prévoir une réunion additionnelle ? L’un des sujets fait-il obstacle à l’objectif de la rencontre actuelle ? C’est ce que vous pourrez établir.

Mesurez aussi la participation et la satisfaction de vos collaborateurs. Cette évaluation doit comprendre deux dimensions : une auto-évaluation introspective et une évaluation de la qualité de la réunion. Les participants ont-ils eu l’occasion de s’exprimer ? Sont-ils satisfaits de la logistique ? Ont-ils vu la pertinence de la rencontre?  Cela vous permettra de déterminer si des améliorations sont nécessaires.

En terminant, n’oubliez surtout pas d’établir quelles actions devront être prises à la suite de la rencontre. Nommez des responsables, établissez des dates de tombée et faites le suivi sur ces actions. De cette façon, vous mobiliserez vos parties prenantes. Vous verrez, l’art de la conclusion prendra alors tout son sens !