Optimisez vos réunions d’équipe dès maintenant

Les réunions d’équipe font partie du quotidien d’un grand nombre d’organisations. Pourtant, vous avez parfois l’impression qu’elles sont inutiles ou encore même une perte de temps. Pourquoi ? Ne sont-elles pas le moment idéal pour échanger sur des sujets organisationnels importants ?

La mauvaise perception liée aux réunions d’équipe provient du fait qu’elles sont, en grande majorité, non préparées et non structurées. Une réunion doit avoir deux composantes claires : l’objectif de la rencontre et les points de discussion. Sans ces éléments clés, vous passerez à côté de sa valeur ajoutée. La création d’un ordre du jour favorise donc la participation active de tous.  Et puisqu’il est important de se préparer, n’oubliez pas de le communiquer à l’avance !

Au moment de la rencontre, il vous faut un chef d’orchestre (ou un animateur si vous préférez). Son objectif premier est de faire respecter la structure de la réunion en plus de favoriser un climat et une ambiance harmonieuse. Il doit, en toute circonstance, débuter la rencontre à l’heure. Croyez-moi, vous ne voulez pas instaurer de mauvaises habitudes auprès de votre équipe pour les prochaines fois.

Pour favoriser un climat d’échange, vous devez faire interagir les membres du groupe dans les deux premières minutes. Si vous êtes seul à parler, il en restera ainsi tout au long de la réunion. Ennuyant et peu productif n’est-ce pas ? Dans le cas contraire, si les participants sont actifs et que les échanges débordent du cadre de la rencontre, il sera important de faire appel à l’ordre du jour pour revenir à l’essentiel (merci chef d’orchestre). Faites une mise au point à ce sujet dès le départ.

Le fait d’assigner une personne responsable à la prise de notes vous permettra d’animer la rencontre efficacement et d’être pleinement à l’écoute des participants. Dotez-vous aussi du matériel nécessaire, par exemple : une présentation PowerPoint ou des tableaux Excel. Les supports visuels permettent une meilleure mémorisation de l’information. Vous devez cependant éviter que ce support vous fasse de l’ombre. Allez-y à l’essentiel et mettez-vous de l’avant. Pour les rencontres visant le partage d’informations, notamment les activités de « brainstorming », favorisez un tableau blanc pour consolider les informations ressorties.

Finalement, amenez vos participants à être attentifs, constructifs, objectifs, réceptifs et disponibles pour contribuer à l’atmosphère conviviale et harmonieuse de la réunion. Pourquoi ne pas rappeler ces conditions de succès au démarrage de la réunion ?

Avec ces astuces en main, vous nous direz si vos rencontres sont encore inutiles. Le problème pourrait certes être plus profond, mais il pourrait aussi facilement se régler avec ces quelques règles simples souvent négligées. Bonne réunion !