La gestion des absences peut devenir rapidement un casse-tête surtout lorsque celle-ci impacte les opérations ou mène à une terminaison. Pour éviter les pièges et rendre la situation plus simple, je vous partage aujourd’hui mes trucs de pro.
L’outils à privilégier pour communiquer
Le Manuel de l’employé est un outil précieux pour un gestionnaire et une organisation. Il dicte avec clarté et précision le mécanisme de gestion des absences mis en place. Assurez-vous que la section «Absence» soit à jour, que vos gestionnaires appliquent les règles de manière uniforme afin de respecter la justice procédurale et que l’employé puisse accéder facilement au Manuel et qu’il en connaisse les règles. Lorsque vous faites confiance à un CRHA[1] pour l’élaboration de votre manuel, il utilisera les bonnes pratiques, la loi sur les Normes du travail[2] ainsi que vos valeurs pour rédiger celui-ci.
De la rigueur même si ça n’est pas facile
« Rigueur, rigueur, rigueur ». Cette célèbre citation de Pierre Bruneau[3] démontre l’importance de vérifier l’information communiquée à l’employé et sa conformité. Et si on commet une erreur, on la corrige rapidement. En effet, pour François Cardinal, vice-président information et éditeur adjoint de la presse « L’important, c’est d’en limiter le nombre (d’erreur), bien sûr. Mais c’est surtout de reconnaître la faute… et de la corriger le plus rapidement possible. ». C’est votre crédibilité qui est en jeu et par le fait même votre Marque Employeur. En contexte de pénurie de main-d’œuvre, je vous recommande que votre expérience employée soit impeccable.
Des idées en rafale
Voici quelques points administratifs à se rappeler lorsqu’on gère une absence ou encore une invalidité qui inclut aussi l’arrêt de travail dans le cadre d’un accident de travail :
- Contacter votre fournisseur d’assurance collective pour aviser de l’absence de courte durée particulièrement si l’employé bénéficie du régime de prestation d’assurance-emploi pendant son absence. Votre fournisseur pourra exonérer les primes selon votre contrat;
- Autoriser et payer ou ne pas autoriser et ne pas payer l’absence. Soyez claire avec l’employé sur cette autorisation et les prochaines étapes disciplinaires auxquels il s’expose. Assurez-vous de tout noter dans le dossier de l’employé.
- Une terminaison administrative est possible après 2 ans d’absence, et ce, avec la démonstration qu’il n’y a pas de date de retour prévisible;
- Avant de mettre fin à l’emploi dans un contexte d’absence, demander à une CRHA de vous guider et rédiger la lettre de fin d’emploi. Il est également toujours recommandé de demander à un avocat en droit du travail de réviser celle-ci;
- Le lien d’emploi est protégé lors des absences pour accident et maladies[4]:
Pourquoi suivre tous ces conseils
Avec ses quelques petits trucs, vous préservez votre expérience employée et maintiendrez une marque employeur forte. L’objectif est, entre autres, de réduire le risque de plainte déposée à la CNESST. C’est un processus très coûteux en terme financier et de ressources humaines. C’est aussi de préserver l’énergie de vos gestionnaires de première ligne qui doivent faire face à plusieurs enjeux, dont le manque de main-d’œuvre.
SOURCES:
[2] https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/lies-famille/obligations-parentales-familiales
[3] https://www.lapresse.ca/actualites/2021-05-16/rigueur-rigueur-rigueur.php
[4] https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/lies-famille/obligations-parentales-familiales
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