#COVID19: 10 commandements pour la gestion de crise

Depuis la décision du gouvernement de suspendre les activités économiques non essentielles lundi le 23 mars dernier, les opérations sont affectées. Cette crise et le confinement peuvent affaiblir ou renforcer votre entreprise, selon votre gestion de ce temps précieux.

Un(e) grand(e) dirigeant(e) d’entreprise se démarque non pas en temps de prospérité économique, mais en temps de crise et d’incertitudes. Comment allez-vous vous adapter et sortir vainqueur de cette crise qui affecte grandement vos ressources humaines ? On vous dit comment faire malgré l’isolement et la quarantaine et ce, du confort de votre maison.

1. UN MESSAGE CLAIR ET RASSURANT, VOUS PASSEREZ

Il est aussi très important que vous les teniez informés de l’évolution de la situation. Vos communications doivent être fréquentes, rassurantes et engageantes au quotidien.  Prendre des décisions difficiles et expliquer les motifs aux employés, c’est démontrer du courage managérial. Et ça, c’est rassurant pour les troupes. Lorsque les dirigeants exposent leur leadership et leur bienveillance côte à côte, les employés sont sensibles aux difficultés qu’ils traversent et ils deviennent solidaires pour assurer la survie de l’entreprise qui les nourrit. Pour assurer une bonne communication mobilisatrice malgré les circonstances, faites équipe avec une personne douée en communication écrite pour passer vos messages régulièrement.

Stéphanie Asselin, M.Sc, CRHA, Consultante en développement organisationnel: « Il faut prêter une attention particulière au stress que nous véhiculons dans nos échanges verbaux et écrits. Bien qu’il faille être transparent lorsqu’on communique et que la démonstration de la vulnérabilité soit encouragée, il ne faut pas être alarmiste ou défaitiste». 

Que les ressources soient inquiètes de la réduction des activités, qu’elles soient épuisées par l’augmentation du volume du travail ou par la difficulté de concilier télétravail et vie personnelle, soyez présent, clair et rassurant!

2. DE VOS EMPLOYÉS, VOUS VOUS RAPPROCHEREZ

Les meilleures entreprises communiquent leurs décisions et stimulent le sentiment d’appartenance et de solidarité. Les meilleurs dirigeants demeurent à l’écoute de leurs employés et s’assurent de leur bien-être. Ils mettent en place des apéritifs virtuels et des « focus group » digitaux afin de briser le sentiment d’isolement et d’échanger sur Les difficultés vécues. Il s’agit de créer un espace virtuel positif et rassurant, un « safe place » (ou bulle de sécurité) dans un monde incertain où les employés auront tendance à refouler.

Vous pourrez poser les questions vous même ou retenir les services d’un coach professionnel pour animer ces rencontres. Les résultats de ces rencontres humaines aideront les dirigeants à planifier le plan de reprise de leurs activités. Puisque personne n’a envie d’être pressé à rédiger une nouvelle politique de télétravail en pleine reprise des opérations, prenez de l’avance et ouvrez la discussion dès maintenant.

Médina Cayer, MBA, CRHA, Adm.A, Coach professionnelle , Consultante en développement organisationnel explique: « Demandez à vos employés de s’exprimer sur leur conception du retour à la normale. Que va-t-il se passer selon eux ? Quels seront leurs besoins ? En tant que dirigeant, vous souhaitez anticiper et planifier une reprise humaine des activités, afin d’être prêt et en forme lorsque le carnet de commandes se remplira. Avez-vous pensé aux difficultés que vous rencontrerez si votre équipe est à bout de souffle ? Prennent-ils des mesures pour se ressourcer ? Et si certains de vos employés voulaient adopter le bureau à domicile comme nouveau lieu officiel de travail, avez-vous pensé à votre position sur le sujet? ».

3. VOS DÉPENSES, VOUS RÉDUIREZ

Cela peut vous sembler évident, mais il est primordial de surveiller vos finances. En ces temps de ralentissement économique forcé, il vous faudra réduire vos dépenses et les employés peuvent vous aider à y arriver.

Par exemple, une fois les dépenses de représentation commerciale cessées et les initiatives sans frais priorisées, vous pouvez prévoir un gel des augmentations de salaire et des bonis, sans toutefois cesser le processus d’appréciation de la contribution et les programmes de reconnaissance.

Faites également appel à vos employés : sur une base volontaire, qui est intéressé à réduire son horaire et son salaire de 20 % ? La majorité des individus peuvent absorber une baisse de salaire de 20% et apprécier le temps de congé supplémentaire. Les dirigeants peuvent donner l’exemple eux-mêmes en agissant les premiers. La semaine de 4 jours était d’ailleurs très à la mode il n’y a pas si longtemps !

En contrepartie, il ne faudra pas oublier de souligner significativement les retombées positives qu’ont entraîné la solidarité des employés pour leur organisation. Parlez-leur des dépenses qui ont été réduites et des gains qui ont été possibles grâce à leur collaboration. Lorsque les opérations et les ventes reprendront, il sera judicieux de verser les sommes dues rapidement et de remercier publiquement les employés qui ont fait des sacrifices pour le bien collectif. En d’autres mots, ne passez pas vos employés en dernier, et démontrez votre reconnaissance aussitôt que la situation le permettra.

4. LE MAXIMUM D’EMPLOIS, VOUS MAINTIENDREZ

Envie de réduire davantage ? Pensez à scinder les postes de vos unités de travail et à déposer une demande de travail-partagé auprès du gouvernement fédéral. Le manque à gagner sera compensé par l’assurance-emploi et vous pourrez prévoir une reprise plus graduelle si les ventes ne reviennent pas rapidement à la normale. Par ailleurs, des subventions salariales de 75% ont été annoncées et des formations gratuites ou à faible coût peuvent maintenir vos ressources en emploi et à jour dans leurs compétences. En effet, cela peut sembler contre-intuitif, mais vous devriez profiter du ralentissement économique et des subventions salariales pour maximiser la compétence et l’efficacité de vos troupes lors de la reprise.

Un nouveau logiciel ? Une nouvelle certification ? Un coach en leadership pour vos cadres ? Autant de temps pour améliorer votre avantage concurrentiel.Si vous ne savez pas par où commencer dans la réorganisation des postes de travail partagés, ou pour obtenir de l’aide dans le dépôt d’une demande au gouvernement fédéral ou à Emploi-Québec, il serait sage de se rapprocher d’un expert RH afin de ne pas amputer votre entreprise des compétences indispensables lors de la reprise.

Elyse Marineau, CRHA, Coordonnatrice en ressources humaines nous explique: « Si l’entreprise est toujours active mais que son activité a diminué, les employés aux horaires réduits pourront profiter de l’assurance emploi. C’est une excellente stratégie car cela vous permet de ne pas vous priver des ressources précieuses pendant la crise et d’assurer le maintien du lien d’emploi jusqu’à la reprise. Et le temps requis pour remplir le formulaire a été substantiellement réduit lui aussi ! ».

5. VOS HORAIRES, VOUS ASSOUPLIREZ

Vos opérations sont toujours en activité ? Vous ressentez même une croissance, ou une augmentation de votre service à la clientèle ? Ce phénomène est connu de plusieurs entreprises et épuisent les télétravailleurs. En effet, les individus échangent davantage, se partagent beaucoup d’information, valident avec leurs experts avant de prendre des décisions. Ainsi, les experts de toutes les industries sont sur la ligne de front à répondre à leur clientèle, dans l’in-confort de leur maison.

Bien souvent, le télétravail peut s’avérer pratique, confortable, efficace, lorsqu’il est exercé avec parcimonie, ou lorsque le bureau à domicile a été conçu selon les meilleures pratiques d’ergonomie.

En cas contraire, lorsque le télétravail sporadique devient la nouvelle norme, l’apparence de confort peut rapidement s’avérer fausse : les équipements de travail inadéquats pour de longues heures à l’ordinateur et les distractions familiales courantes ne sont que deux des obstacles majeurs à la bonne performance au travail.

Permettez aux employés d’aménager leurs horaires de travail comme bon leur semble. Le contexte actuel est idéal pour responsabiliser les employés à définir le fonctionnement le mieux adapté à leur performance et leur santé. Ajoutez de la souplesse dans vos mécanismes de collaboration afin de favoriser une gestion autonome des horaires de travail. En priorisant la santé et la conciliation travail-vie personnelle, vous obtiendrez un bon rendement en retour.

6. AUX OBLIGATIONS LÉGALES, VOUS VOUS ATTÈLEREZ

 Si vous êtes affectés par le besoin de mises à pied temporaires, de mesures disciplinaires ou de terminaisons d’emploi, veillez à respecter les lois et les meilleures pratiques d’affaires. Ne vous laissez pas emporter par le stress ni les émotions, et n’essayez pas de copier les stratégies des autres entreprises. Prenez le temps de vous informer et de contextualiser vos décisions en fonction de votre entreprise.

Par ailleurs, confinés ou pas, vous devrez vous atteler aux tâches chronophages que sont la conformité aux lois du travail, comme la Loi sur les compétences (1%) et la Loi sur l’équité salariale. En effet, votre assujettissement demeure malgré la crise et les délais pour s’y conformer n’ont pas été repoussés. Bien que les agents du service à la clientèle de la CNESST ont des horaires réduits et qu’ils ne soient pas en mesure de faire tous les suivis de tous leurs dossiers en cours, vos obligations légales doivent être complétées avec expertise et minutie. N’hésitez pas à profiter du ralentissement économique pour traiter ces dossiers avec vos experts à l’interne, ou à contacter les professionnels externes qui vous appuient alors que leurs agendas de travail ne sont pas sursollicités comme ils le seront lors de la reprise des activités.

Pour vos obligations légales, si vous n’employez pas de professionnel RH, que vous n’avez pas accès à cette expertise à l’interne ou que vous souhaitiez une aide ponctuelle, nous vous invitons à nous contacter.

7. LES MEILLEURS TALENTS, VOUS ATTIREREZ EN PREMIER

La Marque Employeur désigne l’ensemble des rouages d’une image de marque à l’égard des employés et des candidats potentiels. Elle est aussi une extension de votre expérience employé et de votre expérience candidat. Dans ce contexte de ralentissement économique global, vous devriez passer en revue vos communications externes et réfléchir stratégiquement à votre positionnement.
Il est temps de penser de manière créative, voire « outside the box ». Pendant le télétravail, organisez un sondage aux employés, créer un comité de travail virtuel sur la thématique, récoltez l’opinion de vos membres sur l’expérience vécue et la marque employeur.

Pensez à comment vous pourriez vous démarquez aux yeux des nouveaux candidats en recherche d’emploi. Avec une vague de terminaisons lors de la crise, c’est une cohorte de candidats qui s’approchera de votre entreprise au moment de la reprise.

En effet, la crise est bien entamée et le chômage déjà en hausse. Aviez-vous pris le temps de planifier vos besoins en main-d’œuvre en début d’année ? Prenez le temps de réviser votre planification, vous pourrez agir plus tôt que vos compétiteurs.

APRÈS LE CONFINEMENT

8. DE NOUVEAUX RAPPORTS SOCIAUX, VOUS CRÉEREZ

Médina Cayer, MBA, CRHA, Adm.A, Coach professionnelle et Consultante en développement organisationnel avance: « Les premières journées de retour en entreprise ne seront pas les plus productives. Les employés auront besoin de ventiler, de se raconter comment ils ont traversé la crise, de se comparer et de se rassurer que ce qu’ils ont vécu était « normal ».

Suite au confinement, vos employés auront passé des semaines isolées, avec des contextes personnels différents, et une productivité variable. Certains auront même développé une aversion aux rapprochements, voulant toujours garder une distance avec autrui. Pensez dès maintenant à ce que vous organiserez pour faciliter le retour en entreprise. Votre but en tant que dirigeant d’entreprise sera de favoriser les relations humaines au cœur de votre productivité. Votre priorité sera la mobilisation de vos troupes et la communication entre les équipes.
Pour ce faire, vous organiserez d’abord une grande rencontre de groupe, comme une assemblée générale ou un diner d’équipe. Au cours de la première semaine et des trois premiers mois suivant la rentrée, prévoyez des dinercauserie de type « lunch & learn » et des activités de cohésion d’équipe dites de « team building ». En effet, ces occasions permettront des temps dédiés aux échanges et par conséquent, augmenteront votre productivité au quotidien.

Nous vous conseillons fortement de faire appel à des coachs experts en comportements et en dynamiques groupales afin que cette crise renforce vos troupes, et ne crée pas un traumatisme professionnel, voire une dissension dans le collectif.Demandez à voir notre catalogue d’activités disponibles et nos experts en facilitation d’atelier pour aider à mobiliser vos équipes.

9.VOTRE ORGANISATION DU TRAVAIL, VOUS REPENSEREZ

La crise touche à sa fin, et déjà vous songez à tirer les leçons de ce que vous avez appris. Il est temps d’en tirer profit. Repensez à votre organisation du travail, ses mécanismes de collaboration, ses équipements et ses locaux. Il est certain que les meilleures entreprises se seront adaptées à ces nouvelles situations et auront fait des économies importantes sur les dépenses courantes comme le loyer. Mais outre l’aspect financier, il y a aussi l’aspect humain. Il est maintenant temps de répondre aux besoins anticipés des employés en temps de crise (voir le commandement #2).

Si vous aviez pris des engagements en temps de crise, il vous faut livrer les promesses. Mettez les changements par écrit pour les rendre officiels. Faites-vous accompagner par votre expert RH sans délai afin de démontrer votre leadership et de conserver votre crédibilité.

10. POUR UNE PROCHAINE VAGUE, VOUS VOUS PRÉPAREREZ

Jacques Attali, Économiste et Essayiste, dans ses études à propos des pandémies dans Comment nous protéger des prochaines crises, explique que chaque pandémie s’accompagne d’une autre vague encore plus menaçante, puis d’une autre vague encore plus dangereuse que la précédente.

Dans une perspective de darwinisme social, les entreprises qui survivent s’adaptent concrètement et rapidement aux crises. La prochaine fois qu’une pandémie s’abattra sur notre société, vous devrez avoir un plan de sécurité et de continuité fiable et établi, pour vous, pour la croissance de votre entreprise, et pour les êtres humains qui la soutiennent au quotidien.

Restez réactifs, alertes, et sachez qui contacter quand vous aurez besoin d’aide : experts en gestion des ressources humaines, experts en stratégies de développement organisationnel, coachs professionnels, etc. Qu’ils soient à l’emploi de votre entreprise ou membre de votre réseau d’affaires, sachez vous entourer de conseillers agiles, stratèges et experts en gestion humaine d’une crise.

Ainsi, cette crise de Covid-19 qui touche presque tous les segments de l’économie représente une opportunité (forcée!) pour les employeurs d’adopter un nouveau regard sur le monde. Ce ne sont pas des vacances, ni un temps de répit pour votre entreprise. En tant que dirigeant d’une organisation, il est vital d’utiliser ce temps précieux afin d’assurer la continuité et la pérennité de votre activité.

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